il software per gestire e archiviare le fatture elettroniche in ricezione dedicato agli Ordini Professionali
Facile FatturaPA permette agli Ordini professionali di gestire ed archiviare con la massima semplicità le fatture ricevute in formato elettronico. Infatti esso prevede:
L'acquisizione del file firmato contenente la fattura PA
ricevuta a mezzo PEC
L'archiviazione della fattura in forma
intellegibile e stampabile
La possibilità di creare il file esito (accettata/ respinta)
da inoltrare al fornitore
Funzioni di ricerca nelle fatture ricevute per anno/numero,
dalla data alla data e per fornitore
La conservazione a norma di legge fino a 80.000 fatture
in formato PA-XML e relativi allegati
A breve verranno inoltre rilasciati i seguenti aggiornamenti:
la gestione dell'archivio fornitori
la lettura automatica della PEC con notifica automatica di ricevimento fattura
e notifica esiti (possibile ovviamente solo per gli Enti dotati di PEC
dedicata alla fatturazione)
il collegamento alla stampa unione word/mail per la gestione di comunicazioni
ai fornitori e/o mandati di pagamento
il collegamento al nostro programma di prima nota ordine professionale
per la registrazione automatica delle fatture ricevute
gestione del registro unico delle fatture come stabilito
dal decreto legge 24/04/2014 n. 66 art. 42
il collegamento al modulo del protocollo posta per l'attribuzione in automatico
del numero di protocollo alle fatture ricevute;
numero da annotare nel registro unico delle fatture citato al punto precedente
Piattaforma on-line
e un unico costo una-tantum di attivazione
Per i Clienti già in possesso dei nostri prodotti Iscrivo / Riconosco, è prevista, come unico costo, una-tantum di € 400,00 oltre ad IVA per l'attivazione del servizio; non è invece previsto alcun canone annuo aggiuntivo oltre al canone Iscrivo/Riconosco così come non sono previsti costi per la formazione del personale preposto all'utilizzo.
Per gli Ordini / Collegi con meno di 400 iscritti è previsto un costo ridotto ad € 300 + IVA.
Il costo sopra indicato non prevede la redazione del manuale di conservazione.
Per la conservazione (che il D.M MEF 17/06/2014 stabilisce debba avvenire entro un anno) a partire da febbraio 2016 riceverete i contratti da sottoscrivere e l'indicazione degli adempimenti preliminari da ottemperare (tra i tanti ricordiamo la nomina del responsabile della conservazione, figura necessariamente interna all'Ente, e la redazione del manuale di conservazione).
Se il vostro Ordine o Ente non è nostro cliente, vi invitiamo a contattarci per una quotazione, scrivendo a fatturaPA@dcssrl.it oppure telefonando al tel. 011 440 75 89
Il processo di gestione della fattura
Ecco il processo di gestione della fattura in relazione agli aspetti gestiti dal nostro software Facile FatturaPA:
- il fornitore emette fattura elettronica nel formato XML previsto dal D.M. 55/2013
- il fornitore spedisce la fattura al sistema di interscambio
- il sistema di Interscambio legge dalla fattura il codice ufficio e la inoltra alla PEC dell'ente come specificato sul sito IPA
- L'Ente riceve sulla casella PEC la fattura elettronica
- L'Ente carica la fattura ricevuta nel nostro software. Il software vi permette di visualizzare in forma "comprensibile" la fattura; ovviamente è possibile stamparla. In questa versione viene creato un archivio della fatture ricevute che sono ricercabili per anno/numero, data emissione e fornitore
- Sempre mediante il software l'Ente può notificare al fornitore l'accettazione o meno della fattura; accettazione che deve essere fatta entro quindici giorni dal ricevimento
- Contestualmente alla ricezione sarebbe opportuno annotare la fattura nel protocollo attribuendo così numero e data del protocollo al documento ricevuto che, a norma dell'art. 42, decreto legge 24/04/2014 n. 66, è una delle informazioni richieste nella compilazione del registro unico delle fatture qualora l'Ente decida di mantenerlo
La normativa sulla Fatturazione Elettronica
Vogliamo dare adesso alcune indicazioni operative sulla fattura elettronica:
Come è noto l'Italia ha recepito e sta attuando una serie di direttive comunitarie in merito alla fatturazione elettronica. In particolare per le fatture il cui destinatario sia una pubblica amministrazione ha imposto l'obbligo di procedure informatiche/telematiche per la gestione della fattura (emissione, trasmissione, archiviazione e conservazione). Il D.L. 66/2014 all'art. 25 ha anticipato l'obbligo della fatturazione elettronica per tutte le pubbliche amministrazioni non centrali (già assoggettate all'obbligo dallo scorso giugno) al 31/03/2015. Questo significa che dal prossimo 31/03/2015 tutte le fatture cartacee datate 31/03/2015 o successive dovranno essere respinte al mittente.
Il DM 55 3/04/2013 regola emissione, trasmissione e ricevimento della fattura verso la pubblica amministrazione. Nel seguito esemplificheremo gli aspetti funzionali che vi interessano ai fini del ricevimento.
Premettiamo due aspetti formali preliminari alle attività pratiche di ricezione fattura:
- Censire sul sito IPA (Indice delle pubbliche Amministrazioni - http://www.indicepa.gov.it) l'ufficio deputato in via esclusiva a ricevere le fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio (SdI).
In merito a questo adempimento si precisa che, per tutti gli Enti censiti al 31/12/2014, è stato creato automaticamente il codice ufficio e il nome dell'ufficio deputato al ricevimento della fattura PA.Il consiglio è però quello di indicare l'eventuale responsabile interno all'ente ed in particolare quello di dedicare un indirizzo PEC dedicato al servizio di fatturazione elettronica. A questo proposito ricordiamo che, in mancanza di indicazione di casella PEC dedicata, la casella PEC cui saranno ricevute le fatture elettroniche potrà essere solo quella censita sul sito IPA come casella istituzionale dell'ente. - Sempre il DM 55/2013 stabilisce che l'ente comunichi a tutti i fornitori codice e nome ufficio preposto alla fattura elettronica, come censito sul sito IPA, e la casella PEC deputata al ricevimento delle fatture elettroniche. Sempre nella stessa comunicazione dovranno essere indicati CIG e CUP per quei contratti/appalti che lo prevedano.
Per informazioni ed acquisti contattare fatturaPA@dcssrl.it - tel. 011 440 75 89